今年 9 月份，我告别了 2Do，把所有待办事项的管理转到了 Microsoft To-Do（以下简称 To-Do）。这款脱胎于奇妙清单的待办软件，早在 2017 年 4 月份发布预览版之际，我就在少数派撰文介绍过，不过彼时的预览版还是百废待兴。现在，我觉得有必要好好讲一讲，为什么我彻底迁移到了 To-Do。

Microsoft To-Do 有什么特别？

要讲到效率话题，GTD（下文中没有特指，皆指代广义上的任务管理）似乎有说不完的内容。每个人都可以说出一套自己的方法论和偏爱的工具，也有许多入门的人喜欢在各种不同的工具之间来回折腾，直到找到他们的「真爱」。然而，我却并不认为他们真正找到了那个完美的「真爱」，大多数时候，只是来回折腾之后的 Settle Down，因为我们最终会发现：GTD 的核心目标，就如它的字面意义那样纯粹而简单——Getting Things Done，也就是「执行」。

所有围绕 GTD 方法论的一切，无论是收集、整理、检阅回顾等等，最终都是为了「执行」。在各色各样的工具中，我们最常面对的，也就是那页「执行清单」，也就是你当下需要执行的任务，而不论它们在哪个列表里。在某种程度上，界定一个 GTD 工具的能力等级，正取决于它能够如何提供这份执行清单。那么，现有的传统 GTD 工具是怎么做的呢？

传统 GTD 工具的三个能力等级

形形色色的 GTD 工具的核心能力差异，就在于其过滤的能力：按条件把不同列表下的任务，汇总显示在一起，即「在什么时间什么地点什么精力水平什么重要程度……」下，这个任务应该开始执行。在不同的工具中，它可能有不一样的名字，在 2Do 中称为 Smart List，在 OmniFocus 中称为透视等等，但你知道本质是一类事物。

Hum 也曾提到过这样一个观点：

高级任务管理工具和基础任务管理工具的分界线，我认为是「能否建立复杂的自定义过滤」。

按这个标准，我把传统 GTD 工具分为三个能力等级：不提供过滤，提供固定的过滤，提供自定义的过滤。即在什么自由程度上，你可以去定义「在什么时间什么地点什么精力水平什么重要程度……」这一系列的条件。

1. 不提供过滤：典型代表如早年的 Clear，你只能按照「列表」来查看所有的待办事项。当然，许多人认为这类工具甚至算不上待办事项管理工具，充其量只是清单工具。而另一种视角，你可以认为对于这类工具，「列表」就是它们唯一的过滤维度，因此往往会帮你预设好「工作」、「生活」、「购买清单」这几个默认列表。

2. 提供固定的过滤：典型代表如 Any.do、奇妙清单，或者 iOS 系统自带的提醒事项。这些固定的过滤，往往是基于截止日期的，如今天要做什么；或者是基于某个固定的任务属性，如优先级。总之，你没有任何的自由度，只能顺着工具走。

   

3. 提供自定义的过滤：你能想到的那些高级 GTD 工具，例如 OmniFocus、2Do、Todoist，几乎都具备了自定义的过滤能力，OmniFocus 3 也终于支持了多标签系统，为自定义过滤带来了更大的灵活度。在这类工具中，你可以新建一个过滤视图，组合任意的条件，创建多个执行清单，如「工作中最紧急且重要的」、「在家精力充沛时做」等等。

   

To-Do 的独特之处：手工挑选的「我的一天」

你可能发现了，之所以把上面的统称为传统 GTD 工具，是因为虽然它们的过滤能力和自由度有高低，但本质上的工作原理是一致的：先由用户给每个任务维护好各类属性，再通过定义好的各种条件过滤出来。

我有时会想，早在 GTD 这本书面世前，甚至早在我们使用电子设备管理任务前，人们是如何实践任务管理的呢？难道不就是通过在本子或一页纸上，写下今天需要做的事情吗？

To-Do 就采用了这种返璞归真的设计思路。它的独特之处，在于其抛弃了过滤，而使用了一种全新的方式来创造执行清单：纯手工挑选。这种感觉，就像各种音乐流媒体服务在研究如何用算法给用户推荐更好的歌单时，Apple Music 选择了编辑人工选荐。

在 To-Do 中，这个由你手工挑选任务组成执行清单的功能，称为「我的一天」。它的工作机制是这样的：

• 自动清零：每天凌晨，「我的一天」列表会自动清零，需要你重新添加任务；
• 手工挑选：所有「我的一天」中的任务，都由你自己手工挑选，To-Do 会提供四个类目的建议，分别是：
  1. 昨天：所有昨天你曾标记为「我的一天」的任务，无论完成与否，都会再次显示；如果昨天没有安排过「我的一天」，会自动再往前追溯；
  2. 即将开始：截止时间为今天或明天的任务；
  3. 过期：所有截止时间已经过去的任务；
  4. 为你建议：随机显示你各个列表中的未完成任务。虽然 To-Do 没有公开哪些任务会被挑选到这一类目中，但根据实际使用，优先展示的是截止时间近一周至一个月内的任务，以及近期新建的、但还没有设置截止时间的任务。

「我的一天」的手工挑选，带来了什么？

通过「自动清零」和「手工挑选」这两个机制，这几个月使用 To-Do 下来，有几个使用感受比较强烈，可以和大家分享一下。「自动清零」给人带来了一种仪式感，每天都是新的开始，这一点就不多加赘述了。我想仔细谈谈的是，「手工挑选」这种全新的机制，带来了什么变化。

执行的准确性更高

在刚开始使用 To-Do 时，你可能会小小地疑惑一下：一项任务截止日期是今天，并不会自动被标记为「我的一天」。这种困惑很正常，因为大多数 GTD 工具，都会提供一个默认的「今天」过滤视图，把所有截止日期是今天的项目，自动过滤出来。

但记得我们前面说的「我的一天」工作机制，所有的任务都是手工挑选的，即使截止日期是今天也不例外，依然需要你手工加入到「我的一天」。

这样做有什么好处呢？它实际上解决了一个「时间差」的问题。如果不能说解决，至少相比传统 GTD 的工作模式，它最大程度地减轻了这个问题带来的影响。

所谓「时间差」问题，简单点说，就是在「今天」这个过滤视图中的任务，却不一定真的是今天要做的任务。比如说在工作中，昨晚刚刚上线了一次重大的产品改版，作为产品经理，你本来今天的计划是制订一系列的推广计划，然而，昨晚上线后出现了大量的 Bug，今天的首要任务就变成了修复这些问题。当你一大早打开 GTD 工具，执行清单上却都还是昨晚写下的推广计划的待办任务，而根本没有任何修复问题的任务。

也就是说，不该出现的任务出现了，该出现的没有出现。这一类的问题，其实并不是工具的错，因为这个问题的核心在于：计划任务和执行任务之间，存在时间差。这个时间差中，任务的属性可能已经发生了改变。

To-Do 的「我的一天」并不会自作主张地替你做任何假定，连截止日期是今天的任务，都不会自动添加到「我的一天」中。你必须手动挑选今天真正要做的事情，在你挑选的过程当中，相当于进行了二次确认和判断。

从流程上强制了 Review

乍看上面一小节中的例子可能不以为然，因为我们已经习惯了每天一早，过滤出来的任务并不一定真的就是今天要做的任务，还是会先 Review 一下各个列表。没错，传统 GTD 工具自然也考虑到了这个时间差的存在，因此引入了 Review 的机制。

要想保证执行清单的准确性，就必须保证一定强度的 Review。这就让 Review 这个动作的时机非常重要。OmniFocus 是对 Review 支持较为完善的，你可以定义不同任务需要 Review 的时机，但是从流程上来说，即使是它，也没有落实 Review 动作的顺序前置性，更不要提 2Do 中 Review 全凭自觉了。这就导致了，一旦你没有及时 Review，你虽然能从过滤视图中把那些不应该出现的任务挪走，但却依然很有可能漏掉本应该被过滤出来的任务。

而 To-Do 是我唯一了解到的，通过每天手工将任务添加到「我的一天」列表，强制实现了将 Review 作为每天的第一个流程。

Review 之所以如此重要，一方面是需要通过 Review 去定义一项任务，实现具体化、可执行、大拆小。另一方面，则是定期更新任务的各项属性，以确保它们能够出现在正确的执行清单当中。在 To-Do 中，第一方面定义任务其实没有太大的变化，但是第二方面维护任务的属性，就被大大简化了。

维护任务的精力成本降低了

在传统的高级 GTD 工具中，过滤任务的条件「在什么时间什么地点什么精力水平什么重要程度……」可以无限增加，自由度极高。你可以搭配各种组合，生成不同情境下的执行清单。原先在 2Do 中，我每天常用的执行清单主要有「日常@Work」、「今天个人要做」，再加上收集用的 Inbox。

然而，如果你的任务属性变动较为频繁，维护这些任务属性的精力是巨大的。由此，传统的高级 GTD 工具想优化这个问题，又只能进一步地通过交互、快捷键的方式，来让任务属性的新增/变更操作，变得尽可能地快速。也有许多人在一段时间不堪重负后，高呼这个工具太复杂，选择回退到只提供固定过滤的 GTD 工具。

固定过滤的 GTD 工具，大多只能按到期日或优先级进行过滤，这是以牺牲自由度来提升简便性的。核心的判断关键在于，你维护各种任务属性的精力，相较于自定义过滤帮你节省的时间，两者的关系是怎么样的。在任务数量并不巨大，但属性变动频繁时，显然你维护各种任务属性花费的精力，远远大于最终自定义过滤帮你节省的时间。

To-Do 相较于高级的自定义过滤 GTD 工具，「我的一天」是唯一一个执行清单。你不需要来回切换执行清单，也不用再去创建各种标签来维护任务的各种属性。通过手工挑选这个步骤，当你看到一个任务时，你就知道它是不是需要被标记为「我的一天」，而不再依赖于各种标签和属性。它甚至还担任了 Inbox 收集的角色，需要收集的任务也可以无脑往里面丢。如果你今天没空整理收集的任务，等到凌晨一过，得益于自动清零的机制，它们也会从「我的一天」中消失，你可以第二天在「任务」列表或建议中的「昨天」一栏中，再去细化或完善这些任务的属性。

那么，To-Do 相比那些只提供固定过滤的工具而言，优势又在哪里呢？其实是在降低维护精力成本的同时，保留了一定的自由度。固定过滤的 GTD 工具，你只能顺从于工具提供的过滤规则，而 To-Do 通过手工挑选的方式，标准的制定方是你，而不是工具，只是说这个标准不像高级 GTD 工具中，通过标签、搜索条件等显式地声明出来。这样看来，To-Do 实际上在平衡性方面，是落在固定过滤和自定义过滤工具两者之间的。如果你不堪高级 GTD 工具的维护精力成本，倒不妨考虑「降级」到 To-Do 的模式。

总结与适用的场景

看到这里，你大概也发现了，To-Do 通过手工挑选的「我的一天」，巧妙地实现了三者合一：

我的一天 = 执行清单 + Review + Inbox

当然，To-Do 远远算不上一个高级的 GTD 工具，所以你能想到的高级功能，诸如标签、共享、过滤等等，在这里都找不到。你真正需要花精力关注的，不是这个工具可以做到哪些事情，而是你需要一个什么样的工具。

在我从 2Do 转战到 To-Do 的这几个月里，我当然也有偶尔怀念 2Do 的日子，但总体上来说，大多数时候，To-Do 已经足够了。为了方便你判断，我在这里再次总结一下 To-Do 的适用场景：

• 个人使用，而不是团队协作
• 任务数量不多
• 任务属性变动较为频繁
• 不适合做复杂的项目管理

如果你想试试的话，Microsoft To-Do 目前提供了 iOS 版本、Android 版本和 Windows 客户端。至于 Mac 客户端，虽然官方在 2017 年就表示会推出 macOS 版本，但直到今天也还没有踪影，暂时只能用网页版。